Quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu gom hợp đồng, báo giá, biểu mẫu và hồ sơ dự án vào một kho riêng trong workspace. Dữ liệu của mỗi doanh nghiệp tách biệt hoàn toàn. Tệp được lưu ở vùng riêng tư của máy chủ và chỉ mở được sau khi hệ thống kiểm tra quyền.

Bạn tạo cây thư mục tối đa 8 cấp, hoặc bắt đầu nhanh bằng cấu trúc mẫu Hành chính, Dự án hay Bán hàng. Có thể kéo thả tối đa 10 tệp mỗi lần, gồm PDF, ảnh, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV và ZIP. Mỗi tài liệu có mô tả, thẻ, loại, ngày tài liệu và người phụ trách. Ảnh và tệp văn bản được xem trước ngay trong trang, PDF mở xem ở tab mới.

Khi tải lên tệp trùng tên, bạn chọn tạo phiên bản mới, giữ cả hai hoặc bỏ qua. Mỗi tài liệu giữ tối đa 10 phiên bản, mỗi phiên bản có tên tệp gốc, checksum, người tải và ghi chú.

Khi khôi phục một bản cũ, hệ thống tạo phiên bản mới cùng nội dung và giữ nguyên lịch sử trước đó. Bản khôi phục dùng lại tệp đã lưu nên không tốn thêm dung lượng.

Chủ sở hữu và Quản lý workspace luôn có toàn quyền. Thành viên và người Chỉ xem nhận quyền mặc định theo cấu hình. Bạn có thể gán riêng cho từng người một trong các mức Xem, Xem và tải, Đóng góp, Biên tập, Quản lý hoặc chặn hẳn.

Thư mục con kế thừa quyền của thư mục cha. Bạn có thể dừng kế thừa cho từng thư mục. Hệ thống tính quyền ở máy chủ và áp dụng giống nhau cho danh sách, tìm kiếm, xuất CSV, xem trước và tải xuống.

Người có quyền Quản lý thư mục tạo được liên kết chia sẻ cho người ngoài. Mỗi liên kết bắt buộc có ngày hết hạn, tối đa 30 ngày. Bạn có thể đặt thêm mật khẩu, giới hạn lượt tải hoặc chỉ cho xem.

Hệ thống chỉ lưu mã băm của liên kết, nên đường dẫn đầy đủ chỉ hiện một lần lúc tạo. Liên kết tạm khóa sau 10 lần nhập sai mật khẩu trong 15 phút. Thu hồi, hết hạn hoặc chuyển tài liệu vào thùng rác có hiệu lực ngay ở lần truy cập kế tiếp. Trang chia sẻ không hiển thị thư mục, chủ sở hữu hay email.

Mỗi tệp tải lên phải khớp định dạng thật với phần mở rộng. Tệp còn được kiểm tra an toàn trước khi xem, tải hay chia sẻ: chặn tệp thực thi, PDF chứa mã lệnh, ZIP nguy hiểm và tài liệu Office có macro. Tệp không đạt bị cách ly. Đây là bước kiểm tra cấu trúc tích hợp, không thay thế phần mềm diệt virus.

Tìm kiếm theo tên, mô tả và thẻ, gõ có dấu hay không dấu đều được, và lọc theo loại tệp, chủ sở hữu, ngày cập nhật hoặc trạng thái chia sẻ. Thùng rác giữ nguyên cả cây thư mục để khôi phục đúng cấu trúc. Nhật ký ghi lại tải lên, xem, tải xuống, chia sẻ, phân quyền và xóa, với địa chỉ IP đã che bớt.

Chủ sở hữu hoặc Quản lý workspace tự kích hoạt dùng thử, không cần chờ duyệt. Tài khoản cần xác minh email trước khi kích hoạt. Gói dùng thử gồm 2 GB lưu trữ (tính cả phiên bản cũ và thùng rác), 1.000 tài liệu, 300 thư mục, 20 liên kết đang hoạt động, mỗi tệp tối đa 100 MB và giữ tài liệu trong thùng rác 30 ngày.

Khi hết hạn, module chuyển sang chế độ chỉ xem. Bạn vẫn xem, tải tệp và xuất CSV, còn liên kết công khai tắt ngay. Dữ liệu không bị xóa tự động khi hết hạn dùng thử.