Quản lý phòng trọ

Một nơi để theo dõi nhà trọ, phòng, người thuê và tiền tháng. Quản lý phòng trọ giúp chủ trọ nhìn rõ phòng nào còn trống, hợp đồng nào đang hoạt động, khoản nào đã thu và khoản nào còn thiếu.

Bạn sử dụng module trong Không gian làm việc của Softonline. Mỗi chủ trọ có dữ liệu riêng; một không gian có thể quản lý nhiều nhà trọ. Tài khoản chủ sở hữu và quản lý thực hiện các thao tác tài chính. Thành viên chỉ xem được phần thông tin phù hợp với quyền đã cấp.

• Tạo nhà trọ: nhập tên, mã và địa chỉ để phân biệt từng khu nhà.
• Thêm phòng: khai báo tiền thuê tháng, sức chứa và cách tính điện, nước.
• Thêm người thuê: lưu tên và thông tin liên hệ cần thiết cho việc quản lý.
• Lập hợp đồng: chọn phòng, người thuê, thời gian thuê, tiền phòng và tiền cọc đã thỏa thuận.
• Chốt tiền tháng: nhập chỉ số điện nước, số người và các khoản thu bổ sung; xem lại bảng tính trước khi phát hành.
• Thu tiền: ghi nhận từng lần thanh toán, theo dõi khoản còn lại và đối chiếu lịch sử.
• Kết thúc thuê: kiểm tra các khoản tiền phòng còn nợ, ghi nhận trả cọc và đóng hợp đồng khi đã đối soát.

Không phải mở từng sổ riêng để biết tình hình của mỗi nhà. Danh sách phòng hiển thị khu nhà, tiền thuê và trạng thái, giúp bạn chuyển từ tổng quan đến phòng cần xử lý.

• Quản lý nhiều nhà và nhiều phòng trong cùng không gian.
• Mã phòng được phân biệt theo nhà, phù hợp khi các khu đều có phòng 101, 102.
• Phòng có hợp đồng đang hoạt động không thể được cho thuê lần nữa.
• Theo dõi phòng còn trống để chuẩn bị nhận khách mới.

Hồ sơ người thuê gắn với hợp đồng và phòng cụ thể. Một hợp đồng có thể có nhiều người cùng thuê, với một người đại diện để chủ trọ dễ đối chiếu.

• Nhập thông tin liên hệ và ghi chú phục vụ quản lý.
• Lưu thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc dự kiến, tiền thuê và tiền cọc.
• Khai báo ngày thanh toán và số người dùng để lập tiền tháng.
• Kết thúc hợp đồng có kiểm tra khoản chưa thanh toán; không âm thầm bỏ qua tiền còn nợ.

Ví dụ: phòng A101 có hai người thuê và tiền phòng 3.000.000 đồng mỗi tháng. Bạn lưu một hợp đồng cho phòng này, chọn người đại diện và ghi nhận tiền cọc riêng. Đến kỳ thu, bảng tiền tháng gắn với chính hợp đồng đó, giúp tìm lại từng khoản thanh toán dễ dàng.

Bạn thiết lập cách tính mặc định trong không gian; từng phòng có thể dùng cấu hình riêng nếu cần. Module hỗ trợ tính theo chỉ số công tơ, thu cố định hoặc tính theo số người. Đơn giá do chủ trọ nhập theo thỏa thuận thực tế.

• Nhập chỉ số cũ và mới, tối đa ba chữ số sau dấu thập phân.
• Hệ thống từ chối chỉ số âm hoặc chỉ số mới nhỏ hơn chỉ số cũ.
• Tiền thuê mặc định là nguyên tháng. Với tháng đầu hoặc cuối thuê, bạn nhập số tiền đã thỏa thuận nếu hai bên tính theo ngày.
• Khoản thu bổ sung có phần ghi rõ nội dung để người quản lý dễ kiểm tra.
• Mỗi hợp đồng chỉ có một bảng tiền cho cùng một tháng, tránh lập trùng.

Ví dụ minh họa: phòng có tiền thuê 3.000.000 đồng, dùng 100 đơn vị điện với đơn giá tự nhập 3.000 đồng và 8 đơn vị nước với đơn giá tự nhập 15.000 đồng. Bảng tiền thể hiện riêng 3.000.000 đồng tiền phòng, 300.000 đồng tiền điện và 120.000 đồng tiền nước. Đây là ví dụ tính toán, không phải đơn giá khuyến nghị hay quy định áp dụng chung.

Bảng tiền ở trạng thái nháp được kiểm tra trước khi phát hành. Sau khi phát hành, số liệu được giữ cố định để đối chiếu; việc thu tiền được ghi thành từng giao dịch riêng.

• Phiếu nháp nhập sai có thể sửa hoặc hủy với lý do trước khi phát hành.
• Ghi nhận thu bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc phương thức khác.
• Một bảng tiền có thể thanh toán nhiều lần; số còn thiếu được tính lại sau từng lần thu.
• Từ chối số tiền thu vượt khoản còn lại.
• Giao dịch nhập nhầm được hủy với lý do và vẫn có lịch sử để kiểm tra.
• Xem và in bảng đối chiếu tiền tháng cùng các lần thanh toán.

Ví dụ: tổng tiền tháng là 3.420.000 đồng. Người thuê trả trước 2.000.000 đồng, module hiển thị còn thiếu 1.420.000 đồng. Khi nhận phần còn lại, bạn ghi nhận lần thu thứ hai; cả hai lần vẫn xuất hiện trong lịch sử.

Tiền cọc có sổ nhận và trả riêng, giúp chủ trọ phân biệt khoản đang giữ với tiền phòng đã thu. Hệ thống kiểm tra tổng tiền nhận và số có thể hoàn trả, tránh ghi nhận trả nhiều hơn khoản đang giữ.

Không tự cộng tiền cọc vào doanh thu tiền phòng. Các thỏa thuận khấu trừ, bồi thường hoặc quyết toán khác cần được hai bên đối chiếu; module không tự suy diễn nghĩa vụ từ hợp đồng.

Chủ sở hữu và quản lý được lập hợp đồng, phát hành bảng tiền và ghi nhận giao dịch. Thành viên có quyền xem không được tự sửa số tiền; thông tin liên hệ của người thuê được hạn chế theo vai trò.

Đăng nhập bằng tài khoản Softonline, xác minh email, chọn không gian và kích hoạt dùng thử. Thời gian dùng thử lấy từ cấu hình admin của hệ thống. Khi kích hoạt, hệ thống ghi nhận yêu cầu và đưa thông báo vào luồng email, chuông của admin đang có sẵn.

Module dùng VND, theo dõi tiền bằng số nguyên và kiểm tra phiên bản dữ liệu khi lưu. Các bảng tiền quản lý nội bộ không thay thế hóa đơn điện tử. Phiên bản này không thu tiền trực tuyến, không gửi bảng tiền cho người thuê qua SMS và không tự tính thuế.