Check-in sự kiện bằng QR: chuẩn bị và vận hành tại cửa

Check-in sự kiện bằng QR giúp nhân viên chỉ cần quét một mã là biết khách có vé hợp lệ, đã vào chưa và đang có bao nhiêu người trong hội trường. Muốn cửa đón khách không ùn tắc, bạn cần chuẩn bị từ lúc gửi vé, tính đủ số làn quét và tập dượt các tình huống lỗi. Phần dưới là quy trình làm được ngay, kèm cách vận hành bằng module Biểu mẫu & Check-in QR của Softonline.

Check-in sự kiện bằng QR hoạt động thế nào?

Luồng chuẩn có năm bước: khách đăng ký, ban tổ chức xác nhận, hệ thống gửi email kèm vé QR, nhân viên quét tại cửa, hệ thống ghi nhận lượt vào. Mỗi vé gắn với một đăng ký, nên quét lần hai sẽ báo "đã check-in" thay vì cho qua.

QR chung có thể tạo nhanh bằng công cụ tạo mã QR. Vé riêng phải do hệ thống đăng ký cấp, vì nó cần kiểm tra trạng thái theo thời gian thực.

Chuẩn bị trước ngày sự kiện

1. Chốt danh sách: duyệt xong các đăng ký chờ, quyết định có nhận khách vãng lai hay không.
2. Nhắc khách mang vé: 1–2 ngày trước, gửi tin nhắc mở email vé, tăng độ sáng màn hình hoặc in vé ra giấy.
3. Kiểm tra vé mẫu: tự đăng ký một vé thử, mở email trên điện thoại và quét thử bằng công cụ quét mã QR để chắc ảnh QR hiển thị rõ.
4. Phân công: mỗi làn một người quét, thêm một người ở bàn hỗ trợ và một trưởng nhóm theo dõi số liệu.
5. Tập dượt 15 phút: cho nhân viên quét vé hợp lệ, vé đã dùng và tìm khách không mang vé.

Tính số làn quét và nhân sự

Khách thường dồn vào khoảng 30 phút trước giờ khai mạc. Giả định 70% khách đến trong khung đó và mỗi lượt check-in mất khoảng 12 giây (0,2 phút) gồm quét, chào và phát thẻ tên. Với 400 khách: 280 người ÷ 30 phút ≈ 9,3 người/phút; nhân 0,2 phút được 1,9, tức cần ít nhất 2 làn quét.

Hãy bấm giờ thử trong buổi tập dượt và thay con số 12 giây bằng thời gian thực tế của đội bạn.

Thiết bị cần có tại cửa

• Điện thoại Android chạy Chrome để quét bằng camera; trang quét cần kết nối HTTPS và quyền camera.
• Máy quét QR cầm tay cắm vào laptop: nhanh hơn khi khách giơ màn hình và dùng được cả khi trình duyệt không hỗ trợ quét camera.
• Mạng dự phòng: wifi riêng cho ban tổ chức và một điện thoại phát 4G.
• Sạc dự phòng, bảng chỉ dẫn "Mở sẵn vé QR", bút và danh sách số điện thoại hỗ trợ.

Vận hành tại cửa với Biểu mẫu & Check-in QR

1. Chủ không gian có thể tạo sẵn tài khoản cho nhân viên ở mục Thành viên & cấu hình. Nhân viên vai trò Thành viên chỉ thấy mục Check-in, không xem được cấu hình chương trình.
2. Mở Check-in, chọn chương trình, nhập ô Cổng / vị trí (ví dụ "Cổng A") để nhật ký ghi rõ làn nào quét.
3. Bấm Bật camera quét QR và đưa mã vào khung. Với máy quét cầm tay, đặt con trỏ vào ô Mã vé hoặc link vé; mã vé bắt đầu bằng chữ T.
4. Đọc màu kết quả: xanh là thành công, vàng là đã check-in trước đó, đỏ là vé không hợp lệ, vé đã thu hồi, chưa được xác nhận hoặc ngoài thời gian check-in. Màn hình hiện thêm số người đang có mặt trên tổng số đã xác nhận.
5. Khách quên vé: dùng ô Tìm khách không mang vé, nhập ít nhất 3 ký tự của tên, điện thoại, email hoặc mã đăng ký. Số điện thoại hiển thị đã che bớt.
6. Nếu bật ghi nhận check-out trong Cài đặt, chọn loại lượt quét Check-out khi khách ra về.

Khi mạng chập chờn, lượt quét gửi lại không bị ghi trùng. Quét nhầm thì vào Nhật ký check-in, bấm Hủy lượt và ghi lý do; hệ thống lưu bản ghi bù chứ không xóa lượt cũ. Sau sự kiện, xuất CSV ở tab Tổng quan để đối chiếu.

Xử lý tình huống tại cửa

Sau sự kiện: đọc số liệu check-in

Con số đáng giá nhất là tỷ lệ có mặt = số người đã check-in ÷ số người đã xác nhận × 100. Ví dụ 312 người check-in trên 400 vé đã xác nhận là 78%; bạn có thể kiểm tra nhanh bằng công cụ tính phần trăm. Lần sau, nếu hội trường có 300 ghế và tỷ lệ có mặt quen thuộc khoảng 78%, bạn có thể cân nhắc mở nhiều vé hơn số ghế một chút và bật danh sách chờ.

Trong file CSV, cột giờ check-in còn cho biết khung giờ khách đến dồn nhất. Ghi lại để lần sau bố trí đúng số làn vào đúng 15–30 phút cao điểm, thay vì xếp nhân viên đứng chờ cả buổi.

Lỗi thường gặp

• Chỉ có một điện thoại quét cho cả sự kiện, hết pin là tắc cửa.
• Dùng chung một QR cho mọi khách, nên không biết ai thật sự có mặt.
• Không tập dượt, nhân viên lúng túng khi gặp màu vàng hoặc đỏ.
• Để làn quét kiêm luôn việc phát quà và giải đáp, làm chậm cả hàng.

Câu hỏi thường gặp

Khách không dùng điện thoại thông minh thì sao?

Khách có thể in vé ra giấy hoặc đọc mã vé in dưới ảnh QR trong email. Nhân viên cũng tìm được khách theo tên hoặc số điện thoại.

Một vé dùng cho nhiều người được không?

Không nên. Mỗi đăng ký có một vé; người đi cùng nên đăng ký riêng để có tên trong danh sách và số liệu có mặt chính xác.

Khách lỡ xóa email vé thì làm gì?

Ban tổ chức mở chi tiết đăng ký và bấm Gửi lại email vé. Nếu nghi vé bị lộ, dùng Cấp lại vé: vé cũ mất hiệu lực ngay.

Cần bao nhiêu nhân viên cho sự kiện 300 khách?

Theo giả định ở trên, 2 làn quét là đủ, cộng một người ở bàn hỗ trợ và một trưởng nhóm. Hãy bấm giờ thực tế khi tập dượt để điều chỉnh.