Quản lý kho cho shop nhỏ: nhập, xuất, tồn và cảnh báo hết hàng
Quản lý kho cho shop nhỏ không cần nhiều nghiệp vụ, chỉ cần một nguyên tắc: mọi lần hàng vào, hàng ra đều có chứng từ, nên số trên sổ luôn khớp với hàng trên kệ. Phần dưới hướng dẫn chuẩn hóa danh mục, ghi nhập xuất, tính giá vốn, đặt mức cảnh báo hết hàng và cách làm với module Kho & bán hàng của Softonline.
Tóm tắt nhanh
- Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập − Xuất. Mọi thay đổi phải đi qua phiếu nhập, đơn bán, phiếu trả hoặc phiếu điều chỉnh có lý do.
- Mỗi màu, mỗi size là một mã hàng (SKU) riêng; chọn một đơn vị tính cho mỗi mã.
- Giá vốn bình quân = (giá trị tồn cũ + giá trị lô mới) ÷ tổng số lượng.
- Mức cảnh báo = bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng + tồn an toàn.
Nguyên tắc nhập – xuất – tồn cho shop nhỏ
Ví dụ áo thun đen size M: đầu tháng còn 20 cái, nhập 30, bán 38, khách trả lại 2 cái còn mới, 1 cái bị lỗi phải bỏ. Tồn cuối = 20 + 30 + 2 − 38 − 1 = 13 cái.
Con số 13 chỉ đúng nếu cả năm sự kiện trên đều được ghi. Shop nhỏ hay lệch kho vì những việc "nhỏ": lấy hàng tặng khách quen, đổi size cho khách mà không ghi, hàng lỗi để riêng một góc rồi quên. Mỗi trường hợp như vậy cần một dòng điều chỉnh có lý do.
Bước 1: Chuẩn hóa danh mục hàng
- Mỗi biến thể một mã: áo đen size M và áo đen size L là hai mã khác nhau, vì bán và hết hàng khác nhau.
- Một đơn vị tính cho mỗi mã: nếu nhập theo thùng 24 chai nhưng bán lẻ từng chai, hãy quản lý theo chai và quy đổi khi nhập.
- Đặt mã có quy tắc: tạo SKU và in tem mã vạch hàng loạt bằng công cụ tạo mã vạch, SKU và tem giá.
- Nhập tồn đầu kèm giá vốn ngay khi bắt đầu, để báo cáo lãi lỗ từ ngày đầu đã đúng.
Bước 2: Ghi nhập hàng và tính giá vốn
Khi hàng về, đếm số thực nhận và đối chiếu với hóa đơn nhà cung cấp trước khi ghi phiếu nhập. Thiếu hàng thì ghi đúng số nhận được, phần thiếu xử lý với nhà cung cấp.
Giá vốn bình quân gia quyền tính lại sau mỗi lần nhập. Đang tồn 20 cái giá vốn 50.000đ, nhập thêm 30 cái giá 56.000đ: (20 × 50.000 + 30 × 56.000) ÷ 50 = 2.680.000 ÷ 50 = 53.600đ mỗi cái. Bán giá 99.000đ thì lãi gộp khoảng 45.400đ một cái; muốn trừ thêm phí sàn, phí vận chuyển, dùng công cụ tính lợi nhuận và giá bán.
Bước 3: Trừ tồn khi bán và xử lý hàng trả
Mỗi đơn bán phải trừ kho ngay khi hoàn tất, kể cả đơn bán qua tin nhắn. Không nên cho bán khi kho đã về 0, vì đó thường là dấu hiệu số liệu sai từ trước. Khách trả hàng còn bán được thì nhập lại kho; hàng lỗi không bán được thì không nhập lại mà ghi là hỏng.
Cảnh báo hết hàng: đặt mức tồn thấp thế nào?
Điểm đặt hàng lại = số bán trung bình mỗi ngày × số ngày nhà cung cấp giao hàng + tồn an toàn. Tồn an toàn là phần dự phòng cho ngày bán đột biến hoặc hàng về trễ, thường tính bằng vài ngày bán.
| Mặt hàng | Bán/ngày | Chờ hàng | Tồn an toàn | Mức cảnh báo |
|---|---|---|---|---|
| Áo thun đen M | 6 | 4 ngày | 2 ngày (12) | 36 |
| Nước rửa tay 500 ml | 3 | 2 ngày | 2 ngày (6) | 12 |
| Ốp lưng điện thoại | 1 | 7 ngày | 3 ngày (3) | 10 |
Xem lại các mức này mỗi tháng và trước mùa cao điểm như Tết, khi số bán mỗi ngày tăng mạnh còn nhà cung cấp giao chậm hơn.
Sổ tay, Excel hay phần mềm?
| Tiêu chí | Sổ tay / Excel | Phần mềm kho |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Gần như không | Có thể có phí sau dùng thử |
| Trừ tồn khi bán | Gõ tay, dễ quên | Tự động theo đơn |
| Nhiều người cùng bán | Dễ ghi đè file | Phân quyền theo vai trò |
| Lịch sử thay đổi | Khó truy vết | Sổ kho ghi từng lần |
Shop dưới 30 mã hàng, một người bán có thể bắt đầu bằng Excel. Khi có nhân viên bán hàng hoặc vài trăm mã hàng, nên chuyển sang công cụ trừ tồn tự động.
Quản lý kho cho shop nhỏ với module Kho & bán hàng
- Chủ sở hữu hoặc quản trị không gian đã xác minh email tự kích hoạt dùng thử: 100 sản phẩm hoặc biến thể, 1 kho, 3 nhân viên có vai trò, 200 đơn bán và 100 phiếu nhập. Tiền tệ được cố định sau khi kích hoạt.
- Sản phẩm → Thêm sản phẩm: chọn sản phẩm đơn hoặc có biến thể, nhập SKU (để trống thì hệ thống tự sinh dạng SP000001), mã vạch, giá bán, mức tồn thấp và tồn đầu kèm giá vốn.
- Nhập hàng → Tạo phiếu nhập: thêm dòng bằng mã vạch, SKU hoặc tên, rồi bấm Nhận hàng vào kho. Tồn tăng và giá vốn bình quân được tính lại.
- Bán hàng → Tạo đơn mới: quét mã hoặc gõ tên, chọn phương thức thanh toán. Hoàn tất đơn thì kho bị trừ; không đủ hàng thì đơn vẫn là nháp, không ghi gì.
- Màn Tổng quan có mục "Hết hàng" và "Tồn thấp" (tồn bằng hoặc dưới mức bạn đặt), bấm vào để mở danh sách tồn kho đã lọc.
- Hàng hỏng, mất, tìm thấy thêm: dùng Điều chỉnh tồn với loại lý do và mô tả. Bấm tên sản phẩm để xem sổ kho: tồn trước, thay đổi, tồn sau.
- Cuối tháng xem Báo cáo Nhập – xuất – tồn và Bán chạy; xuất CSV khi cần gửi kế toán.
Nhân viên bán hàng không thấy giá vốn và lợi nhuận, không sửa được đơn giá hay giảm giá; các quyền này dành cho chủ cửa hàng và quản lý.
Cảnh báo tồn thấp hiện trên màn hình, chưa gửi email hay thông báo. Bản hiện tại chưa nhập sản phẩm từ Excel, chưa chuyển hàng giữa các kho, chỉ nhận số lượng nguyên và chưa kết nối sàn thương mại điện tử.
Lỗi thường gặp
- Sửa thẳng số tồn cho "khớp" mà không ghi lý do, nên không bao giờ tìm ra nguyên nhân lệch kho.
- Gộp nhiều size vào một mã, đến khi khách hỏi size L mới biết đã hết.
- Bán hàng online qua tin nhắn nhưng để cuối ngày mới nhập đơn, trong lúc đó vẫn nhận đơn cho hàng đã hết.
- Đặt cùng một mức tồn thấp cho mọi mặt hàng, bất kể bán nhanh hay chậm.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên kiểm kho một lần?
Hàng bán chạy hoặc giá trị cao nên đếm hằng tuần hoặc hằng tháng; toàn bộ kho ít nhất mỗi quý và cuối năm. Lệch nhiều thì rút ngắn chu kỳ.
Hàng bán theo kg, theo mét có quản lý được không?
Module hiện chỉ nhận số lượng nguyên. Bạn có thể quản lý theo đơn vị nhỏ hơn như gói 100 g hoặc cuộn cố định, nếu cách bán hàng cho phép.
Có bắt buộc dùng mã vạch không?
Không. Tìm theo tên và SKU vẫn bán được, nhưng mã vạch giúp bán nhanh và tránh chọn nhầm biến thể khi khách đông.
Bán trên sàn thương mại điện tử thì trừ kho thế nào?
Module không kết nối sàn, nên mỗi đơn từ sàn cần tạo đơn bán tương ứng. Làm ngay khi xác nhận đơn để số tồn luôn đúng.
