Cách viết báo giá chuyên nghiệp cho dịch vụ và cửa hàng nhỏ

Khách thường xin báo giá từ ba, bốn nơi rồi đặt cạnh nhau để chọn. Bản nào ghi rõ hạng mục, giá đã gồm VAT hay chưa, khi nào giao và giá giữ đến ngày nào sẽ dễ được tin hơn, kể cả khi không rẻ nhất. Bài này hướng dẫn cách viết báo giá cho dịch vụ và cửa hàng nhỏ: bố cục cần có, ví dụ tính tiền từ thành tiền đến tổng thanh toán, cách ghi số tiền bằng chữ và các lỗi khiến báo giá mất điểm.

Một bản báo giá cần có những phần nào?

1. Tiêu đề, số và ngày báo giá: "BÁO GIÁ" cùng số hiệu như BG-2026-015 để hai bên nhắc đến cho đúng bản.
2. Thông tin bên báo giá: tên cửa hàng hoặc công ty, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, điện thoại, email, người phụ trách.
3. Thông tin khách hàng: tên đơn vị hoặc tên người nhận, người liên hệ. Ghi đúng tên đầy đủ, nhất là khi khách cần trình duyệt nội bộ.
4. Bảng hạng mục: STT, tên và mô tả cụ thể, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Mô tả càng rõ càng ít tranh cãi: thông số, thương hiệu, thời lượng, số lần chỉnh sửa.
5. Tổng tiền: cộng tiền hàng, chiết khấu, tiền VAT kèm thuế suất, tổng thanh toán bằng số và bằng chữ.
6. Điều kiện thực hiện: tạm ứng và thanh toán, thời gian giao hàng hay thực hiện, bảo hành, chi phí chưa bao gồm như vận chuyển xa, phụ phí ngoài giờ.
7. Hiệu lực và người lập: "Báo giá có hiệu lực đến hết ngày…", họ tên, chức vụ, số điện thoại; chữ ký và đóng dấu nếu khách yêu cầu.

Ví dụ cách viết báo giá: từ thành tiền đến tổng thanh toán

Một studio nhỏ báo giá gói hình ảnh cho cửa hàng thời trang online. Ví dụ dùng thuế suất VAT 8% với giả định người lập đã đối chiếu đúng mã ngành, hợp đồng và các phụ lục loại trừ; con số này không tự xác định thuế suất cho mọi dịch vụ hình ảnh.

Bằng chữ: Tám triệu năm trăm mười lăm nghìn tám trăm đồng.

Chiết khấu được trừ trước, VAT tính sau. Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 xác định giá tính thuế là giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, nên khi khoản giảm được trừ thẳng vào giá bán, tiền thuế tính trên giá đã giảm. Chiết khấu thương mại theo sản lượng, doanh số có cách lập hóa đơn riêng; hãy hỏi kế toán trước khi hứa với khách.

Tính chiết khấu, VAT và số tiền bằng chữ cho đúng

Ba con số dễ sai nhất trong báo giá là chiết khấu, tiền thuế và dòng bằng chữ. Kiểm tra từng bước:

• Chiết khấu: nếu có hai mức, ví dụ khách quen 5% rồi khuyến mãi tháng 10%, mức thứ hai tính trên giá đã giảm, tổng chỉ giảm 14,5% chứ không phải 15%. Công cụ tính chiết khấu áp lần lượt từng mức và cho thấy mức giảm hiệu dụng.
• VAT: với báo giá nhiều dòng có thuế suất khác nhau, dùng chế độ "Nhiều dòng hàng" của công cụ tính VAT xuôi và ngược để có tổng theo từng mức thuế suất. Từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026, nhiều hàng hóa, dịch vụ đang chịu 10% được giảm còn 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP; một số nhóm như viễn thông, ngân hàng, bất động sản không được giảm.
• Bằng chữ: đọc từng nhóm ba chữ số, viết hoa chữ cái đầu, kết thúc bằng "đồng". Đối chiếu lại với con số cuối cùng sau mọi lần sửa giá.

Với khách doanh nghiệp, nên ghi đơn giá chưa VAT rồi có dòng thuế riêng. Với khách lẻ, ghi giá đã gồm VAT để họ biết ngay số tiền phải trả, kèm câu "Giá trên đã bao gồm thuế GTGT 8%".

Điều khoản giúp báo giá rõ ràng, ít tranh cãi

• Hiệu lực: 7 đến 30 ngày tùy mức biến động giá vốn. Ghi ngày cụ thể thay vì "trong vòng 15 ngày".
• Thanh toán: tạm ứng bao nhiêu, phần còn lại khi nào, chuyển khoản vào tài khoản nào.
• Thời gian thực hiện: tính từ khi nhận tạm ứng hay từ khi chốt nội dung.
• Phạm vi: số lần chỉnh sửa, thứ gì không bao gồm, cách tính phát sinh.
• Thuế suất: nếu báo giá có thể được thực hiện sang năm 2027, nên ghi "thuế GTGT áp dụng theo quy định tại thời điểm xác định thuế". Theo Luật Thuế giá trị gia tăng, thời điểm này là khi chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc khi lập hóa đơn. Mức 8% hiện chỉ áp dụng đến hết 31/12/2026.

Trình bày và gửi báo giá

• Gói gọn trong một đến hai trang; nếu dài, tách phần mô tả chi tiết thành phụ lục.
• Dùng một phông chữ dễ đọc cho toàn bộ, căn phải các cột số, phân cách hàng nghìn bằng dấu chấm.
• Xuất PDF trước khi gửi để định dạng không bị vỡ; đặt tên tệp rõ ràng như BaoGia_BG-2026-015_TenKhach.pdf.
• Viết vài dòng email ngắn: báo giá cho việc gì, tổng tiền, hiệu lực đến ngày nào, ai liên hệ.
• Khi sửa báo giá, đánh số phiên bản (BG-2026-015-R1) và lưu cả bản cũ. Module Quản lý tài liệu giữ tối đa 10 phiên bản cho mỗi tài liệu, tiện tra lại đã báo khách mức giá nào.

Lỗi thường gặp

• Không nói rõ giá đã gồm VAT hay chưa. Khách doanh nghiệp sẽ hỏi lại, hoặc tệ hơn là hiểu theo hướng có lợi cho họ.
• Cộng dồn chiết khấu. 5% cộng 10% không phải 15% khi áp lần lượt.
• Tính VAT trên giá chưa trừ chiết khấu trong khi chiết khấu được trừ thẳng vào giá bán.
• Số bằng chữ không khớp số bằng chữ số sau khi sửa giá nhưng quên sửa dòng chữ.
• Thiếu hiệu lực khiến khách quay lại sau ba tháng đòi giá cũ.
• Sai tên, mã số thuế của khách, phải làm lại khi khách cần đưa báo giá vào hồ sơ duyệt chi.

Câu hỏi thường gặp

Báo giá có bắt buộc theo mẫu nào không?

Báo giá không phải hóa đơn nên thường không có mẫu bắt buộc chung. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp yêu cầu báo giá có chữ ký, đóng dấu và đủ thông tin để đưa vào hồ sơ mua sắm; hãy hỏi khách trước.

Hiệu lực báo giá nên để bao lâu?

Phổ biến là 7 đến 30 ngày. Hàng có giá nhập biến động mạnh nên để ngắn, dịch vụ ổn định có thể để dài hơn.

Nên ghi giá đã gồm VAT hay chưa gồm VAT?

Khách doanh nghiệp quen nhìn giá chưa VAT kèm dòng thuế riêng. Khách lẻ dễ hiểu hơn với giá đã gồm VAT. Dù chọn cách nào, ghi rõ bằng một câu.

Báo giá khác hóa đơn thế nào?

Báo giá là đề xuất trước khi bán để khách cân nhắc. Hóa đơn được lập khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và phải theo quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nguồn tham khảo

• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025
• Văn bản hợp nhất 114/VBHN-VPQH năm 2026 hợp nhất Luật Thuế giá trị gia tăng
• Nghị quyết 204/2025/QH15 về giảm thuế giá trị gia tăng, hiệu lực 01/7/2025
• Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15