Cách tính điểm hòa vốn cho cửa hàng, quán cà phê

Cách tính điểm hòa vốn rất đơn giản: lấy tổng chi phí cố định trong tháng chia cho số tiền mỗi sản phẩm "đóng góp" sau khi trừ chi phí biến đổi. Kết quả cho biết quán cần bán bao nhiêu ly, cửa hàng cần bao nhiêu đơn để không lỗ. Phần khó nằm ở việc phân loại chi phí cho đúng, và đó là điều bài này hướng dẫn kỹ, kèm ví dụ một quán cà phê bằng số cụ thể.

Điểm hòa vốn là gì và vì sao chủ quán cần biết?

Điểm hòa vốn là mức bán mà tại đó tổng doanh thu vừa đủ bù tổng chi phí: không lỗ, cũng chưa lãi. Bán thấp hơn mức này thì mỗi tháng bạn bù tiền túi; bán cao hơn thì từng sản phẩm tiếp theo mới bắt đầu tạo lãi.

Con số này giúp bạn trả lời những câu hỏi rất thực tế: mặt bằng 15 triệu đồng có quá đắt không, tăng giá 3.000 đ một ly có đáng không, mở thêm kênh giao hàng có làm quán khó hòa vốn hơn không. Nó cũng là chỉ tiêu dễ giao cho nhân viên: "hôm nay cần bán tối thiểu 54 ly".

Bước 1: Tách chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chi phí cố định (định phí) gần như không đổi dù tháng đó bán ít hay nhiều. Chi phí biến đổi (biến phí) tăng giảm theo từng sản phẩm bán ra. Bảng dưới đây là cách phân loại thường gặp ở quán đồ uống và cửa hàng nhỏ:

Một số khoản là hỗn hợp, ví dụ tiền điện: phần đèn, máy lạnh chạy cả ngày gần như cố định, phần máy xay, máy pha tăng theo số ly. Nếu không tách được, hãy xếp vào cố định để kết quả thận trọng hơn.

Cách tính điểm hòa vốn theo số lượng và doanh thu

Sau khi có hai nhóm chi phí, bạn tính theo ba bước:

1. Phần đóng góp mỗi sản phẩm = Giá bán thực thu − Chi phí biến đổi mỗi sản phẩm.
2. Số lượng hòa vốn = Chi phí cố định ÷ Phần đóng góp, luôn làm tròn lên vì không bán được nửa ly.
3. Doanh thu hòa vốn = Số lượng hòa vốn × Giá bán, hoặc Chi phí cố định ÷ Tỷ lệ đóng góp.

Ví dụ quán cà phê bằng số

Chi phí cố định mỗi tháng: thuê mặt bằng 15.000.000 đ, lương 2 nhân viên 13.000.000 đ, điện nước và internet phần cố định 3.000.000 đ, khấu hao thiết bị 2.500.000 đ (máy và đồ dùng 120 triệu đồng chia 48 tháng), phần mềm và phí khác 500.000 đ. Tổng cộng 34.000.000 đ.

Giá bán trung bình mỗi ly 35.000 đ. Chi phí biến đổi mỗi ly: nguyên liệu 11.000 đ, ly nắp ống hút 2.000 đ, đá và khăn giấy 1.000 đ, tổng 14.000 đ.

• Phần đóng góp mỗi ly = 35.000 − 14.000 = 21.000 đ; tỷ lệ đóng góp = 60%.
• Số ly hòa vốn = 34.000.000 ÷ 21.000 = 1.619,05, làm tròn lên 1.620 ly/tháng.
• Nếu mở cửa 30 ngày, quán cần bán khoảng 54 ly mỗi ngày.
• Doanh thu hòa vốn ≈ 1.620 × 35.000 = 56.700.000 đ/tháng.

Muốn có lãi mục tiêu thì cần bán bao nhiêu?

Cộng lợi nhuận mong muốn vào chi phí cố định. Muốn lãi 15 triệu đồng/tháng: (34.000.000 + 15.000.000) ÷ 21.000 = 2.333,3, tức 2.334 ly/tháng, khoảng 78 ly mỗi ngày. Đây là con số nên dùng khi lập kế hoạch, vì hòa vốn chỉ là mức sàn.

Quán bán nhiều món, nhiều kênh thì tính thế nào?

Khi thực đơn có nhiều món với lãi khác nhau, hãy dùng phần đóng góp bình quân theo tỷ trọng bán. Giả sử cơ cấu như sau:

Phần đóng góp bình quân = 21.000 × 0,5 + 25.000 × 0,3 + 12.000 × 0,2 = 20.400 đ. Số sản phẩm hòa vốn = 34.000.000 ÷ 20.400 ≈ 1.667 sản phẩm/tháng. Nếu khách chuyển sang mua nhiều bánh hơn, phần đóng góp bình quân giảm và điểm hòa vốn tăng, dù doanh thu có thể không đổi.

Kênh bán cũng làm thay đổi kết quả. Giả định 30% số ly bán qua ứng dụng giao hàng với hoa hồng 25% giá bán: mỗi ly qua app chỉ còn đóng góp 35.000 − 14.000 − 8.750 = 12.250 đ. Phần đóng góp bình quân giảm còn 18.375 đ, số ly hòa vốn tăng lên 1.851 ly/tháng, khoảng 62 ly mỗi ngày.

Đọc kết quả: biên an toàn và cách hạ điểm hòa vốn

Biên an toàn cho biết doanh số có thể giảm bao nhiêu trước khi lỗ. Nếu quán đang bán 2.000 ly/tháng, biên an toàn = (2.000 − 1.620) ÷ 2.000 = 19%. Biên càng thấp thì chỉ cần doanh số giảm nhẹ quán đã có thể lỗ; hãy tự đặt ngưỡng cảnh báo theo độ biến động doanh số và mức dự phòng tiền mặt của quán.

Với ví dụ trên, các thay đổi nhỏ cho kết quả khá khác nhau:

• Tăng giá 3.000 đ một ly (phần đóng góp lên 24.000 đ): hòa vốn còn 1.417 ly/tháng.
• Giảm biến phí 2.000 đ một ly nhờ đổi nhà cung cấp ly, đá: hòa vốn còn 1.479 ly/tháng.
• Tiền thuê tăng thêm 3 triệu đồng: hòa vốn lên 1.762 ly/tháng.
• Bán kèm món có phần đóng góp cao (topping, bánh) cũng kéo phần đóng góp bình quân lên.

Điểm hòa vốn khác thời gian hoàn vốn ra sao?

Điểm hòa vốn trả lời "mỗi tháng cần bán bao nhiêu để không lỗ". Thời gian hoàn vốn trả lời "bao lâu thì thu lại số tiền đầu tư ban đầu". Ở ví dụ, khi bán 2.000 ly/tháng quán lãi 2.000 × 21.000 − 34.000.000 = 8.000.000 đ. Cộng lại 2.500.000 đ khấu hao (đã tính vào chi phí nhưng không phải chi tiền hằng tháng), quán tạo ra khoảng 10,5 triệu đồng tiền mặt mỗi tháng. Nếu vốn bỏ ra ban đầu là 200 triệu đồng, thời gian hoàn vốn khoảng 19 tháng.

Tính điểm hòa vốn bằng công cụ Softonline

Chế độ Điểm hòa vốn trong tiện ích tính lợi nhuận, margin và hòa vốn chạy ngay trên trình duyệt, số liệu không gửi lên máy chủ:

1. Chọn chế độ Điểm hòa vốn.
2. Nhập Chi phí cố định trong kỳ và chọn Kỳ tính (tháng, quý hoặc năm).
3. Nhập Giá bán thực thu/đơn vị (giá khách thực trả sau giảm giá) và Tổng chi phí biến đổi/đơn vị. Nếu đã tính một sản phẩm ở chế độ Lợi nhuận một sản phẩm, bấm nút lấy số liệu từ tab đó để khỏi nhập lại.
4. Xem phần đóng góp, tỷ lệ đóng góp, số lượng hòa vốn (đã làm tròn lên, có ghi giá trị trước làm tròn) và doanh thu hòa vốn. Bấm Tải CSV nếu cần lưu.

Với quán nhiều món, hãy nhập giá bán và biến phí bình quân theo tỷ trọng như ví dụ ở trên. Sau khi mở bán, bạn có thể theo dõi doanh thu thực tế theo ngày để so với mức hòa vốn bằng module Kho & bán hàng, nơi có báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp ước tính theo ngày.

Lỗi thường gặp khi tính điểm hòa vốn

• Quên lương chủ quán: nếu bạn tự đứng quầy, hãy cộng một mức lương hợp lý cho chính mình vào định phí.
• Dùng giá niêm yết thay vì giá thực thu: khuyến mãi, combo, voucher làm giá thực thu thấp hơn giá trên menu.
• Bỏ sót hao hụt: nguyên liệu đổ bỏ, ly làm hỏng, món mời khách cần cộng vào biến phí.
• Tính cho tháng "đẹp": tháng mưa, tháng Tết, mùa thi có số khách khác hẳn; nên tính thêm một kịch bản xấu.
• Chỉ nhìn một món bán chạy: điểm hòa vốn phụ thuộc cơ cấu bán của cả thực đơn.

Câu hỏi thường gặp

Điểm hòa vốn nên tính theo ngày hay theo tháng?

Nên tính theo tháng vì phần lớn định phí trả theo tháng, rồi chia cho số ngày mở cửa để có chỉ tiêu bán mỗi ngày.

Phần đóng góp âm thì sao?

Nếu giá bán thấp hơn chi phí biến đổi, bán càng nhiều càng lỗ và không có điểm hòa vốn. Cần tăng giá hoặc giảm biến phí trước.

Có cần tính khấu hao vào chi phí cố định không?

Nên tính. Máy móc, sửa sang mặt bằng sẽ hao mòn; nếu bỏ khấu hao, quán trông như có lãi nhưng không để dành được tiền thay thiết bị.

Cửa hàng bán lẻ nhiều mặt hàng có áp dụng được không?

Được. Hãy dùng doanh thu hòa vốn = Định phí ÷ Tỷ lệ đóng góp bình quân, với tỷ lệ này lấy từ lợi nhuận gộp trên doanh thu của vài tháng gần nhất.