Quản lý dòng tiền cho cửa hàng nhỏ: thu chi, tồn kho và công nợ

Quản lý dòng tiền là theo dõi và chủ động điều phối tiền thật đi vào, đi ra khỏi cửa hàng, để lúc nào cũng đủ tiền trả nhà cung cấp, trả lương, trả mặt bằng. Nhiều cửa hàng nhỏ có lãi trên giấy nhưng vẫn thiếu tiền vì tiền nằm trong kho hàng và trong các khoản khách còn nợ. Phần dưới đây giúp bạn nhìn ra tiền đang kẹt ở đâu và lập kế hoạch tiền mặt cho vài tháng tới.

Dòng tiền khác lợi nhuận thế nào?

Ví dụ một cửa hàng vật tư trong tháng 9: doanh thu 120 triệu đồng, giá vốn 84 triệu (lãi gộp 30%), chi phí cố định 25 triệu. Lợi nhuận tháng là 11 triệu đồng. Nhưng tiền trong tài khoản lại giảm:

Cửa hàng lãi 11 triệu nhưng tiền mặt hụt 30 triệu, vì 40 triệu còn nằm ở khách nợ và một phần tiền đã biến thành hàng trong kho. Nếu không thấy trước, chủ cửa hàng sẽ phải ứng tiền cá nhân hoặc trả nhà cung cấp trễ.

Tiền của cửa hàng kẹt ở đâu? Tính chu kỳ tiền mặt

Chu kỳ tiền mặt đo số ngày từ lúc bạn trả tiền nhập hàng tới lúc thu được tiền bán chính hàng đó. Ba thành phần được tính như sau (tính cho kỳ 30 ngày):

• Số ngày tồn kho = Tồn kho bình quân ÷ Giá vốn hàng bán × 30. Ví dụ 126 triệu ÷ 84 triệu × 30 = 45 ngày.
• Số ngày thu tiền = Phải thu khách hàng bình quân ÷ Doanh thu × 30. Ví dụ 40 triệu ÷ 120 triệu × 30 = 10 ngày.
• Số ngày được nợ nhà cung cấp = Phải trả bình quân ÷ Giá vốn × 30. Ví dụ 56 triệu ÷ 84 triệu × 30 = 20 ngày.

Chu kỳ tiền mặt = 45 + 10 − 20 = 35 ngày. Nếu giảm tồn kho xuống mức 35 ngày bán hàng, tồn kho bình quân chỉ còn khoảng 98 triệu, tức giải phóng khoảng 28 triệu đồng tiền mặt mà không cần vay thêm.

5 bước quản lý dòng tiền cho cửa hàng nhỏ

Bước 1: Tách tiền cửa hàng và tiền cá nhân

Dùng một tài khoản riêng cho cửa hàng, trả cho chính mình một khoản "lương chủ" cố định thay vì rút tùy ý. Khi tiền lẫn lộn, bạn không biết cửa hàng thật sự tạo ra bao nhiêu tiền.

Bước 2: Ghi thu chi hằng ngày theo nhóm

Tối thiểu cần các nhóm: tiền bán hàng thu ngay, thu nợ khách, trả nhà cung cấp, mặt bằng, lương, vận chuyển, quảng cáo, rút cho chủ. Chốt số dư tiền mặt và tài khoản mỗi tối, đối chiếu với sổ.

Bước 3: Lập bảng dự báo tiền mặt 13 tuần

Mỗi tuần ghi: tiền đầu tuần, tiền dự kiến thu, tiền dự kiến chi và tiền cuối tuần. Đưa vào cả các khoản lớn không đều như tiền thuê trả theo quý, đợt nhập hàng mùa cao điểm, thưởng cuối năm.

Nếu bạn đặt mức tiền tối thiểu là 20 triệu, bảng cho thấy tuần 4 sẽ thủng mức này. Bạn còn 3 tuần để chia nhỏ đợt nhập hàng, thu nợ sớm hoặc thương lượng lịch trả với nhà cung cấp, thay vì phát hiện khi đã thiếu tiền.

Bước 4: Giải phóng tiền trong tồn kho

• Xếp hạng mặt hàng theo doanh thu hoặc lãi gộp; tập trung tiền vào nhóm bán chạy.
• Đặt mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng để nhập đúng lúc, tránh nhập "cho chắc".
• Xử lý hàng chậm luân chuyển: bán combo, giảm giá có tính toán, đổi trả với nhà cung cấp nếu được.
• Kiểm kho định kỳ để phát hiện hao hụt; hàng mất là tiền mất.

Bước 5: Kiểm soát bán chịu và lịch trả nhà cung cấp

• Chỉ bán chịu cho khách đã quen, đặt hạn mức và thời hạn thanh toán rõ ràng; nhắc nợ trước ngày đến hạn.
• Đàm phán kỳ hạn thanh toán với nhà cung cấp và trả đúng hạn, không trả sớm khi không có lợi.
• Nếu nhà cung cấp cho chiết khấu khi trả sớm, ví dụ 2% nếu trả trong 10 ngày thay vì 30 ngày, trả sớm 20 ngày để được giảm 2% tương đương lợi suất khoảng 37%/năm, cao hơn nhiều so với lãi vay ngắn hạn thông thường; nên tận dụng khi tiền mặt đủ.

Đặt quỹ dự phòng và nhận biết tín hiệu cảnh báo

Quỹ dự phòng giúp cửa hàng vượt qua tháng bán chậm, sửa chữa đột xuất hay nhà cung cấp đòi trả trước. Một mục tiêu dễ áp dụng là giữ khoản tiền đủ trả chi phí cố định 1–3 tháng; với ví dụ trên là 25–75 triệu đồng, xây dần từ phần lãi mỗi tháng.

Những dấu hiệu dòng tiền đang có vấn đề:

• Thường xuyên phải ứng tiền cá nhân để trả lương hoặc nhập hàng.
• Giá trị tồn kho tăng nhanh hơn doanh thu trong nhiều tháng liền.
• Danh sách khách nợ dài ra, nhiều khoản quá hạn.
• Báo cáo có lãi nhưng số dư tài khoản giảm đều.

Để biết mỗi đơn hàng tạo ra bao nhiêu lãi và cần bán bao nhiêu mỗi tháng để bù chi phí cố định, hãy dùng thêm công cụ tính lợi nhuận và điểm hòa vốn.

Theo dõi tồn kho và bán chịu bằng Kho & bán hàng

Hai nơi tiền kẹt nhiều nhất là kho hàng và khoản bán chịu. Module Kho & bán hàng của Softonline giúp bạn thấy rõ cả hai:

1. Tạo sản phẩm, biến thể, mã vạch và nhập tồn đầu kèm giá vốn; đặt mức cảnh báo tồn thấp cho từng biến thể.
2. Nhập hàng bằng phiếu nhập; khi bấm Nhận hàng, tồn tăng và giá vốn bình quân được tính lại.
3. Bán tại quầy bằng quét mã hoặc gõ tên; khi bật bán chịu, đơn bắt buộc chọn khách và phần còn thiếu hiện trong danh sách Đơn chưa thu đủ.
4. Xem Tổng quan (doanh thu, giá trị tồn) và các báo cáo doanh thu, lợi nhuận gộp ước tính theo ngày, bán chạy, nhập – xuất – tồn; xuất CSV khi cần đưa vào bảng dự báo.
5. Kiểm kho định kỳ, có thể đếm mù để giảm sai lệch.

Module không thay sổ kế toán. Các khoản chi như tiền thuê, lương và lịch trả nhà cung cấp vẫn cần ghi ở sổ thu chi hoặc bảng tính riêng để lập dự báo 13 tuần.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng nhỏ có cần lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ không?

Không cần theo mẫu kế toán đầy đủ để quản lý hằng ngày. Một sổ thu chi theo nhóm và bảng dự báo 13 tuần là đủ để ra quyết định; báo cáo theo chuẩn nên để kế toán lập.

Nên xem dòng tiền bao lâu một lần?

Chốt số dư mỗi ngày, cập nhật dự báo mỗi tuần và rà soát chu kỳ tiền mặt mỗi tháng hoặc trước mùa cao điểm.

Thiếu tiền tạm thời thì nên vay hay giảm nhập hàng?

Trước hết hãy thu nợ, xả hàng chậm và thương lượng lịch trả. Chỉ vay khi biết rõ nguồn trả và tổng chi phí vay, không vay để bù khoản lỗ lặp lại hằng tháng.

Tồn kho bao nhiêu ngày là hợp lý?

Tùy ngành hàng và thời gian giao của nhà cung cấp. Hãy so số ngày tồn kho của mình qua từng tháng; nếu tăng liên tục mà doanh thu không tăng, đó là tiền đang bị chôn trong kho.